Automatisiertes Dokumentenmanagement
Laut einer Umfrage sehen mehr als die Hälfte der deutschen Unternehmen die Notwendigkeit, digitale Systeme zur Sicherung und Organisation von Dokumenten einzusetzen. Jedes Jahr werden unzählige Papierdokumente produziert und verwaltet – Tendenz steigend. Das ist nicht nur ein Problem für die Umwelt, sondern auch für die Unternehmen.
Immer mehr Organisationen erkennen das Problem. Am Mehrwert digitaler Managementsysteme (DMS) gibt es inzwischen keinen Zweifel mehr. Zu groß sind die Papierhaufen in den Organisationen, die über kein DMS verfügen. Obwohl die meisten Mitarbeitenden in Deutschland den Bedarf hierfür sehen, setzen die wenigsten Organisationen DMS ein.
Nebenbei lassen sich die Datenintegrität sichern, Dokumentenablage optimieren und die Kundenzufriedenheit verbessern. Kurzum: Moderne Unternehmen, die tagtäglich eine Vielzahl an Dokumenten handhaben, Kosten und Zeit sparen mit DVS wollen, kommen um die entsprechenden Softwarelösungen nicht mehr herum.
Was ist Dokumentenmanagementsoftware und wie funktioniert sie?
Bei einem Dokumentenverwaltungsprogramm handelt es sich um ein Computerprogramm, das zum Speichern, Verwalten und Nachverfolgen elektronischer Dokumente und Bilder verwendet wird. Dadurch wird die Effizienz und Wiederverwendbarkeit von Informationen sowie die Kontrolle des Dokumentenflusses verbessert. Außerdem lassen sich auf diese Weise Dokumente revisionssicher archivieren.
Dokumentenmanagementsoftware (DMS) bietet eine automatisierte Methode zum Organisieren, Erfassen, Digitalisieren, Markieren, Validieren, Speichern, Zugreifen und Ausführen von Aufgaben in Bezug auf Ihre Geschäftsdateien und Dokumente. Darüber hinaus können Sie durch das zentralisierte Ablagesystem Dokumente zentral verwalten und abspeichern. Dateien können gesucht, abgerufen und – sofern die nötigen Zugriffsrechte vorhanden sind – verteilt werden. All dies führt zu Kosteneinsparungen, gesteigerter Produktivität und Effizienz im Betrieb. Ganz zu schweigen von dem positiven Einfluss auf die Umwelt, der durch die Überführung der Papierdokumente in digitale Dateien erreicht wird.
Die DMS-Funktionalität weist Überschneidung mit dem Content Management System (CMS), Digital Asset Management (DAM) und Datensatzverwaltungssystemen auf. All diese Systeme verfügen über spezialisierte Funktionen, die für ihren spezifischen Zweck entwickelt wurden. Das DMS wurde im Hinblick auf die Art seiner Funktionalität erweitert und stellt Werkzeuge zur Verfügung, die die Zusammenarbeit und Sicherheit verbessern, Workflow-Prozesse optimieren, das Auditing sowie die Verwaltung elektronischer Dokumente effizienter gestalten. Die Dokumentenmanagement-Softwareanalyse bietet ein tieferes Verständnis der Vorteile, Merkmale und Kosten des DMS.
Die Systeme unterscheiden sich vor allem in zweierlei Hinsicht. Zu Beginn müssen sich Organisationen entscheiden, ob sie auf eine On-Premise- oder eine Cloud-Lösung setzen möchten. Bekannte Lösungen, die On-Premise anbieten, sind Google OneDrive und Microsoft SharePoint. Beispiele für Cloud-Services lauten Amazon WorkDocs sowie DocuWare. An dieser Stelle kommen die virtuellen Datenräume (VDR) ins Spiel. Diese fungieren als Online-Datenbanken, dienen zur Speicherung und Verwaltung von (sensiblen) Dokumenten. Darüber hinaus lässt sich über VDR der Zugriff der Mitarbeitenden organisieren. Bekannte Lösungen am Ideals, DataroomX und Firmex.
Dokumentenmanagement Software-Features und Funktionen
Das Dokumentenmanagementsystem vereint alle grundlegenden Funktionen des Dokumentenmanagements, der Zusammenarbeit und der erweiterten Suche in einer benutzerfreundlichen Lösung. Damit lässt sich eine effiziente Dokumentensuche realisieren. Das System enthält Verwaltungstools zur Definition der Rollen verschiedener Benutzer, der Zugriffskontrolle, der Benutzerkontingente, der Dokumentensicherheitsstufe, detaillierter Aktivitätsprotokolle und der Automatisierungseinstellungen.
Eine DMS hilft beim Erstellen einer zentralen Datenbank für Unternehmensinformationsressourcen, um die Wissensgenerierung zu erleichtern und die Entscheidungsfindung zu verbessern. Auf diese Weise lassen sich Arbeitsabläufe in Teams optimieren und die Produktivität des Unternehmens steigern. Wissen und Informationen können effizienter ausgetauscht werden, was schlussendlich zu verbesserten Kundenbeziehungen und schnelleren Verkaufszyklen führen kann. Außerdem lassen sich Produkteinführungszeiten verkürzen und es können bessere Unternehmensentscheidungen getroffen werden.
Mithilfe eines Dokumentverwaltungssystems für Unternehmen können Sie:
- Unternehmensinhalte kontrollieren
- Informationen aus einer beliebigen digitalen Quelle sammeln und abrufen
- Die Zusammenarbeit in Dokumentenprozessen verbessern
- Organisationen die Möglichkeit bieten, gesammeltes Wissen zu nutzen, indem Sie nach Dokumenten, Experten und Informationsquellen suchen
- Funktionen des Corporate Content Managements nutzen
- Digitale Inhalte aller Art (z. B. Dokumente) verwalten
Ein Dokumentenverwaltungssystem hilft Ihrem Unternehmen, das Erstellen, Empfangen, Verwalten, Verwenden und Entsorgen von Datensätzen effizient und systematisch zu steuern. Dazu gehört die Erfassung und Speicherung von Nachweisen und Informationen zu Geschäftstransaktionen in Form von Datensätzen. Dieses Managementsystem verwaltet im Laufe der Zeit die entsprechenden Datensätze und verteilt den Zugriff auf diese. Das Nachverfolgungssystem prüft die Prozesse, in denen die Fristen für die Ausführung von Aktionen überwacht und den Geschäftsführern auferlegt werden.
Vorteile und Nutzen der Dokumentenmanagementsoftware
Viele fragen sich, welchen konkreten Nutzen DMS für ihre Geschäftsprozesse hat. Es gibt zahlreiche Vorteile, die mit der Nutzung von DMS einhergehen. Einen Überblick über die wichtigsten Punkte findet sich hier:
- Effizienzsteigerung und Zeitersparnis: Die Antwort auf die Frage: Wie automatisiere ich meine Dokumentenprozesse? Durch die Digitalisierung der Papierdokumente lassen sich Informationen schneller abrufen und Prozessabläufe optimieren.
- Kostensenkung: Auf erster Ebene wird eine Kostensenkung durch den Wegfall von Papier erreicht. Darüber hinaus fallen Lagerkosten weg und die verbesserten Prozesse können schlussendlich zu erhöhten Umsätzen führen.
- Datensicherheit und Compliance-Anforderungen erfüllen: DMS macht das Einhalten von Datenschutzrichtlinien (GoBD, HGB, DSGVO) im Vergleich zur Papiervariante einfacher.
- Verbesserte Zusammenarbeit und produktivere Arbeitsprozesse: Die Organisation der Dokumente und Verwaltung der Zugriffsrechte führt zu verbesserten Teamleistungen und effizienten Abläufen.
- Nachhaltigkeit und Umweltschutz: Nur 4 % der Beschäftigten in Deutschland und Österreich arbeiten papierlos. Der Wegfall von Tonnen von Papier hat positive Auswirkungen auf die Umwelt.
Wie lässt sich die Dokumentenverwaltungssoftware implementieren?
Irgendwann stellt sich die Frage: Wie implementiere ich eine Dokumentenverwaltungssoftware? In den laufenden Betrieb eine digitale Dokumentenverwaltung einführen, das stellt die wenigsten Organisationen vor eine große Herausforderung. Dennoch sind von der Bedarfsermittlung bis zur vollendeten Implementierung mehrere Schritte zu gehen und einige Dinge zu berücksichtigen:
- Analyse des Unternehmens und des Bedarfs: Im ersten Schritt steht die Frage, welche Dokumentarten digitalisiert und verwaltet werden müssen und welche Abteilungen Zugriffsrechte erhalten.
- Definition und Struktur des DMS: Es ist wichtig festzulegen, nach welchen Kriterien Dokumente organisiert werden (Abteilungen, Dokumenttypen usw.).
- Bildung eines interdisziplinären Projektteams: Da die meisten Unternehmen aus mehreren Abteilungen bestehen, bedarf es interdisziplinärer Teams. Hier finden sich Mitarbeitende u. a. aus den Bereichen IT, Verwaltung, Recht und Controlling wieder.
- Digitalisierung bestehender Dokumente: Im nächsten Schritt gilt es, die Papierdokumente in die DMS zu überführen. Dazu gehört neben dem Einscannen eine systematische Kategorisierung, sodass Sie die Dokumentenklassifikation automatisieren und die Daten strukturieren können.
- Mitarbeiterschulungen und kontinuierliche Optimierung: Um die unternehmensweite Dokumentenverwaltung implementieren zu können, müssen Mitarbeitende in deren Nutzung geübt sein. Hier bieten sich Schulungen an, um Funktionen und Mehrwert der Systeme zu vermitteln. Zudem lässt sich hier Feedback aufgreifen, um Missverständnisse zu verhindern und Arbeitsabläufe zu verbessern.
Virtuelle Datenräume werden via Cloud bereitgestellt und ermöglichen die sichere Organisation und Nutzung von Dokumenten. Über einen Software-as-a-Service-Anbieter (SaaS) erhält ein Unternehmen Zugriff auf wertvolle Funktionen, die u. a. die Sicherheit der Dokumentenverwaltung erhöhen. Viele Anbieter setzen moderne SaaS-Technologien ein, damit sich Dokumentenmanagement automatisieren lässt und wiederkehrende Abläufe deutlich effizienter werden. Über eine geeignete API-Integration wird die Verwaltung nahtlos in vorhandene Unternehmensprozesse eingebunden.
Schlussfolgerungen
Welche Funktionen sollte eine Dokumentenverwaltungssoftware haben? Die Stärken von VDR liegen vor allem in der Sicherheit und Compliance. Die Datenschutzanforderungen durch den Gesetzgeber werden immer höher. Entsprechend werden technische Lösungen benötigt, die diese erfüllen können. Cloud-Service und SaaS-Anbieter ermöglichen nicht nur eine schnelle Integration, sondern zudem das Einhalten aller nötigen Standards. Zwar empfehlen sich für die reibungslose Nutzung der Tools regelmäßige Mitarbeiterschulungen. Für die Nutzung von VDR bedarf es jedoch keiner außerordentlichen Expertise oder eines IT-Studiums.
Falls Sie sich fragen: Wie optimiere ich meine digitale Dokumentenverwaltung? Unsere Empfehlung: Sobald Sie sich für VDR entschieden haben, sollten Sie sich nach dem passenden Anbieter umsehen. Hier stehen eine Vielzahl unterschiedlicher Dienstleister zur Auswahl, die alle mit unterschiedlichen Stärken punkten. Ein klarer Sieger lässt sich hier nicht ermitteln. Wir schlagen vor, sich mit den Vorzügen und Modalitäten der jeweiligen VDR-Anbieter intensiv auseinanderzusetzen. Je nach Ansprüchen und Anforderungsprofil des Unternehmens kommen unterschiedliche Lösungen infrage.