Automatisiertes Dokumentenmanagement
Tatsächlich hat die Studie gezeigt, dass allein in den USA mehr als 4 Billionen Papierdokumente produziert werden und ihre Zahl mit einer alarmierenden Rate von 22% pro Jahr steigt. Für unsere Natur sind dies Millionen von gefällten Bäumen. Für Unternehmen sind dies Milliarden von Dollar, die für Zeit und Geld ausgegeben werden.
Dokumentenmanagementsoftware (DMS) bietet eine automatisierte Methode zum Organisieren, Erfassen, Digitalisieren, Markieren, Validieren, Speichern, Zugreifen und Ausführen von Aufgaben in Bezug auf Ihre Geschäftsdateien und Dokumente. Elektronische Dokumentenmanagementsoftware bietet Ihnen sogar ein sicheres, zentrales Onlinerepository für Ihre Dokumente, in dem Sie einfach Dateien suchen, abrufen und mit anderen teilen können. All dies führt zu Effizienz, Produktivität und Einsparungen. Und Sie sind in eine papierlose Bewegung involviert, die gut für die Umwelt ist.
Die DMS-Funktionalität überschneidet sich häufig mit Content Management System (CMS), Digital Asset Management (DAM) und Datensatzverwaltungssystemen. Diese Systeme verfügen über spezialisierte Funktionen mit Funktionen, die für ihren spezifischen Zweck entwickelt wurden, obwohl das DMS im Hinblick auf die Art seiner Funktion erweitert wurde und Fähigkeiten und Werkzeuge für die Zusammenarbeit, Sicherheit, Workflows, das Auditing und die Verwaltung elektronischer Dokumente umfasst. Die Dokumentenmanagement-Softwareanalyse bietet ein tieferes Verständnis der Vorteile, Merkmale und Kosten des DMS.
Dokumentenmanagement Software verbessert Unternehmen
Dokumentenverwaltungssoftware ist ein Computerprogramm, das zum Speichern, Verwalten und Nachverfolgen elektronischer Dokumente und elektronischer Bilder von Papierinformationen verwendet wird, die mit einem Dokumentenscanner erhalten werden. Mit dieser Verwaltungslösung können Unternehmen die Produktion, Speicherung, Verwaltung und Verteilung elektronischer Dokumente steuern, wodurch die Effizienz und Wiederverwendbarkeit von Informationen sowie die Kontrolle des Dokumentenflusses verbessert werden.
Die Dokumentenverwaltungssoftware vereint alle grundlegenden Funktionen des Dokumentenmanagements, der Zusammenarbeit und der erweiterten Suche in einer benutzerfreundlichen Lösung. Das System enthält außerdem Verwaltungstools zur Definition der Rollen verschiedener Benutzer, der Zugriffskontrolle, der Benutzerkontingente, der Dokumentensicherheitsstufe, detaillierter Aktivitätsprotokolle und der Automatisierungseinstellungen.
Dokumentenverwaltungssoftware erstellt ein sehr wertvolles Repository für Unternehmensinformationsressourcen, um die Wissensgenerierung zu erleichtern und die Entscheidungsfindung zu verbessern, Arbeitsteams zu erhöhen und die Produktivität des Unternehmens zu steigern, indem Erfahrungen ausgetauscht, Kundenbeziehungen verbessert, Verkaufszyklen beschleunigt und die Produkteinführungszeit verkürzt wird und fundiertere Entscheidungen treffen.
Mithilfe eines Dokumentverwaltungssystems für Unternehmen können Sie:
- Kontrollieren Sie Ihre Unternehmensinhalte.
- Sammeln Sie Informationen aus einer beliebigen digitalen Quelle.
- Arbeiten Sie mit Kollegen an Dokumenten und Projekten zusammen.
- Bieten Sie Organisationen die Möglichkeit, ihr gesammeltes Wissen zu nutzen, indem Sie nach Dokumenten, Experten und Informationsquellen suchen.
- Funktionen des Corporate Content Managements.
- Digitalen Inhalt verwalten.
- Dokumente verwalten.
Ein Dokumentenverwaltungssystem hilft Ihrem Unternehmen, das Erstellen, Empfangen, Verwalten, Verwenden und Entsorgen von Datensätzen effektiv und systematisch zu steuern, einschließlich der Erfassung und Speicherung von Nachweisen und Informationen zu Geschäftstransaktionen und Transaktionen in Form von Datensätzen.Dieses Managementsystem erfasst und verwaltet Datensätze im Laufe der Zeit und bietet Zugriff auf diese. Das Nachverfolgungssystem prüft die Prozesse, in denen die Fristen für die Ausführung von Aktionen überwacht und den Geschäftsführern auferlegt werden.
Ein Dokumentenverwaltungssystem ist eine Reihe von Prozessen, die sich auf die Implementierung von Lösungen für das Speichern, Zerstören oder Übertragen von Dokumentation beziehen, die in Recyclingagenturen oder anderen Tools dokumentiert werden. Zerstörung ist der Vorgang des Löschens oder Löschens von Datensätzen mit Ausnahme möglicher Rekonstruktionen.
Dokumentenmanagement – ein Teil des Einkommens
Ein Dateiplan ist ein Satz von Regeln, die für jeden Datensatztyp in einem Unternehmen angeben, wo diese gespeichert werden sollen, welche Richtlinien auf sie angewendet werden, wie lange sie aufbewahrt werden sollen, wie sie entsorgt werden müssen und wer für deren Verwaltung verantwortlich ist.
Das Partnerprogramm soll gegenseitig vorteilhafte Beziehungen schaffen, die den Gesamterfolg und die Fähigkeiten des Ökosystems verbessern. Es bietet den größten Teil des weltweiten Einkommens – ein Programm, das Ihnen dabei helfen soll, erfolgreich zu sein. Es gibt Ressourcen, die Sie benötigen, um schnell Initiativen zu starten und mehr Kunden zu gewinnen und Ihren Geschäftserfolg zu steigern. Es ist auch eine wachsende Gemeinschaft von Systemintegratoren, Softwareanbietern, Infrastrukturanbietern und Intermediären, die ihre Lösungen mit VDR erstellen.
Wenn Sie Teilnehmer werden, gibt es verschiedene Serviceoptionen, z. B. die Schulung von Endbenutzern, um das Programm ordnungsgemäß zu nutzen, um das maximale Anwendungspotenzial zu nutzen, Ratschläge, Einstellungen, Produktkonfiguration, Scannen von Dokumenten und die Möglichkeit eines externen Hostings.
Der VDR ist immer auf der Suche nach begeisterten Partnern, die über umfassende technologische Erfahrung verfügen, den Kunden innovative Lösungen anbieten und eine erkennbare und zuverlässige Präsenz in ihrem Gebiet suchen.
Dokumentenmanagement cloud von heute
Mit dem cloudbasierten Dokumentenverwaltungssystem von VDR können Sie Dokumentdatensätze erstellen, Schlüsselwörter zu Datensätzen zuordnen, Dateien beliebiger Größe / Art anhängen und eine beliebige Anzahl von Workflows erstellen, um ein Dokument durch die Schritte zum Überprüfen und Genehmigen eines Workflows zu leiten. Sie enthält außerdem einen vollständigen Änderungsanforderungsworkflow, um sicherzustellen, dass Änderungen an Dokumenten den korrekten Änderungsprozeduren folgen. Die Dokumentenverwaltung kann direkt mit einer Anwendung verknüpft werden, mit der Sie Abschlussunterlagen automatisch zu Schulungsunterlagen hinzufügen können.
Der Überblick über Ihre Prozesse und die Überwachung Ihrer Aufzeichnungen sind nicht nur für die interne Compliance, sondern auch für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften von entscheidender Bedeutung. Das cloudbasierte Dokumentenverwaltungssystem stellt die Rückverfolgbarkeit sicher, die zur Erfüllung der Standards erforderlich ist. Mithilfe eines intelligenten, auf Geschäftsregeln basierenden Workflows können Sie die Phasen, Formulare, Felder und Schlüsselwörter für Dokumentverwaltungsdatensätze anpassen. Dies bietet eine einzigartige Gelegenheit – Dokumentenmanagement Lösungen, um das Dokumentenmanagementsystem ohne Programmierung in Übereinstimmung mit Ihren Geschäftsprozessen zu bringen.