Vergleichen Sie die besten Anbieter virtueller Datenräume

Fast täglich kommen neue Anbieter von Online-Datenräumen auf den Markt. Die besten virtuellen Datenräume bieten ein hohes Maß an Sicherheit, mehrsprachigen Kundensupport, Volltextsuchfunktion, In-Dokument-Links und eine breite Palette zusätzlicher erweiterter Funktionen.

Virtuelle Datenräume gibt es in allen Formen und Größen und können in Bezug auf Preise, Benutzerfreundlichkeit, Kundensupport und mehr stark variieren. Bevor Sie sich für einen Lieferanten entscheiden, ist es wichtig, Ihre Fähigkeiten zu bewerten und eine Lösung dafür zu finden.

Der Vergleich von Anbietern virtueller Datenräume sollte kein einfacher Test der Kosten einer Lösung für virtuelle Datenräume gegenüber einer anderen sein.

Die Entscheidung wird von Dutzenden von Faktoren beeinflusst: die Anzahl der Nutzer des virtuellen Datenraums, die Vertragslaufzeit, die heruntergeladene Datenmenge, die Liste wichtiger Geschäftsfunktionen und viele andere mehr.

Wer ist der beste Anbieter? Die Hauptsache ist, die Vielfalt der Funktionen zu verstehen, die in den Lösungen der führenden Anbieter virtueller Datenräume vorhanden sind und dann zu bestimmen, welche für die Anforderungen Ihres speziellen Unternehmens am besten geeignet sind.

Datenraumanbieter

Virtuelle Datenräume sind heute zweifellos sehr beliebt, wie wählt man also den besten virtuellen Datenraum aus? Es ist nicht einfach, den für Ihr Unternehmen und Ihre Dokumente am besten geeigneten virtuellen Datenraum zu finden. Sie sollten sorgfältig auswählen, um keinen Fehler zu machen. Schließlich wird die Wahl des richtigen VDR-Lieferanten positive Ergebnisse für Ihr Unternehmen und seine Interessengruppen bringen. Sie sollten virtuelle Datenräume zunächst anhand von Testberichten vergleichen und die Software mit einer kostenlosen Testversion testen.

Wie findet man den besten Anbieter für virtuelle Datenräume

Die Sicherheit und gemeinsame Nutzung virtueller Dokumente ist zur neuen Normalität geworden und wird in den nächsten Jahren nur noch an Popularität gewinnen. Um Ihr Geschäft auszubauen, die Zusammenarbeit zu verbessern, die Effizienz zu verbessern und möglicherweise redundante Aufgaben zu reduzieren, sollte dieser VDR-Auswahlprozess ganz oben auf Ihrer To-do-Liste stehen.

7 Tipps, die Ihnen bei der Auswahl eines virtuellen Datenraums helfen und die Sie beachten sollten:

1. Ermitteln Sie Ihre Bedürfnisse und Fähigkeiten.
2. Definieren Sie Ihre gewünschten Funktionen.
3. Betrachten Sie Ihr Budget.
4. Virtuelle Datenräume vergleichen.
5. Bewertungen lesen.
6. Wählen Sie VDR-Anbieter aus, überprüfen Sie deren Websites und wenden Sie sich an den Support.
7. Testen Sie die Software mit einer kostenlosen Testversion. 

Bestimmen Sie Ihren Bedarf und Ihr Budget

Zunächst müssen Sie entscheiden, wofür Sie den Datenraum nutzen und wie er Ihre derzeitigen Praktiken verbessern wird. Darüber hinaus müssen Sie Ihre technologischen Fähigkeiten ehrlich analysieren. Indem Sie die Fähigkeiten potenzieller Benutzer bewerten, können Sie Ihre VDR-Kriterien weiter verbessern. Wenn nicht jeder in Ihrem Team technisch versiert ist, benötigen Sie einen VDR, der dafür bekannt ist, intuitiv zu sein.

Wo fange ich an, mich für den virtuellen Datenraum zu entscheiden? Stellen Sie sich Fragen!

• Wie viel Arbeitsspeicher benötigen Sie?
• Welche Dateien und Dokumente speichern Sie?
• Was ist dein Budget?
• Welche Teammitglieder werden den Datenraum nutzen?
• Wird das gesamte Unternehmen den Datenraum nutzen?
• Wird der VDR nur zum Speichern von Dokumenten verwendet oder dient er anderen Zwecken?
• Wirkt sich die Nutzung eines Datenraums auf Ihre Arbeitsabläufe aus?

VDR können sehr kostengünstig sein, aber ihre Preismodelle unterscheiden sich. Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie ein ungefähres Budget festlegen, da dies Ihnen hilft, Ihre Suche von VDR einzugrenzen.

Im Allgemeinen basieren die VDR-Preise auf:

1. Anzahl der Benutzer – einige Anbieter erlauben nur einen Administrator und wenige Benutzer, und jeder zusätzliche Benutzer kann zusätzliches Geld kosten.
2. Speichergröße. Die Speicherpreise sind für die meisten Benutzer nicht ideal, da die Raumgebühren auf der Anzahl der gekauften Gigabyte basieren.
3. Anzahl der Dokumente (“Seitenpreise”) – Die Preismethode pro Seite wird in vielen VDRs verwendet.
4. Verschiedene VDR-Funktionen können sich auch auf die Kosten auswirken.
5. Festpreis – größere Projekte mit vielen Variablen funktionieren normalerweise gut mit einem Festpreis. Diese Art der Preisgestaltung kann bei der Finanzplanung Ihres Projekts helfen und Ihrem Unternehmen helfen, unerwartete oder redundante Ladegeräte zu vermeiden.

Definieren Sie Ihre gewünschten Features

Der erste Schritt sollte Ihnen dabei helfen, eine Reihe von Kriterien für Ihren optimalen VDR zu erstellen.

Einige VDRs sind nur virtuelle Datenräume – ein sicherer Ort zum Speichern von Dokumenten, während andere Funktionen enthalten, die die Zusammenarbeit und die Sorgfaltspflicht fördern, und wieder andere gehen mit Projektmanagementfunktionen noch weiter.

Funktionen des virtuellen Datenraums

• Sicherheit. Bei der Auswahl eines VDR steht die Sicherheit eindeutig an erster Stelle. Kompromittierte Dokumente schaden nicht nur Transaktionen, sondern können auch Unternehmen und ihren Ruf zerstören, indem sie die Informationen von Tausenden oder sogar Millionen von Menschen gefährden. Schließen Sie beim Kauf eines VDR alles aus, was nicht der Norm ISO 27081 entspricht.
  
• Dokumentenverwaltungsfunktionen. Einige VDRs ermöglichen Teams nicht nur das Speichern von Dokumenten und Dateien, sondern enthalten auch eine Textsuche, einen integrierten Dokument- und Excel-Viewer, verschiedene Filter und mehr.
  
• Berechtigungseinstellungen. Aus diesem Grund müssen die Berechtigungseinstellungen beim Kauf eines VDR unbedingt berücksichtigt werden. Die Berechtigungseinstellungen variieren von VDR zu VDR und können sich auf Ihre Zusammenarbeit und Dokumentensicherheit auswirken.
  
• Qualitätskontrollfunktion. Die Qualitätskontrollfunktion hat viele verschiedene Namen, ist aber im Wesentlichen eine Möglichkeit, eine Überprüfung oder zusätzliche Dokumente und Dateien auf der Plattform anzufordern.
  
• Analytics (auch bekannt als “Audit-Logs”). Sie sollten einen VDR finden, der Daten zu allen Benutzern, Aktivitäten, Dateien und Dokumenten in einem Raum bereitstellt. Dies ist nicht nur unter Sicherheitsgesichtspunkten nützlich, sondern auch aus Projektmanagementsicht, da es Ihnen ermöglicht, potenzielle Hindernisse zu identifizieren, Benutzerinteraktionen zu bewerten und redundante Arbeit zu vermeiden.
  
• Die Unterstützung. Stellen Sie schließlich sicher, dass der Kundenservice auf Ihrer Einkaufscheckliste steht. Vielleicht chatten Sie sogar online mit dem Kundendienst oder rufen Sie den Kundendienst an, um zu sehen, wie reaktionsschnell der VDR-Kundendienst ist. Wenn Sie einen Datenraum über mehrere Zeitzonen hinweg nutzen, benötigen Sie außerdem rund um die Uhr Kundensupport.

Virtuelle Datenräume vergleichen

Es gibt immer mehr Anbieter virtueller Datenräume auf dem Markt. Aber wie finden Sie den richtigen Anbieter, der zu Ihren Bedürfnissen passt? Es ist wichtig, möglichst viele Informationen über den Anbieter zu erfahren und sich vor allem darüber im Klaren zu sein, wofür man den virtuellen Datenraum nutzen möchte.

Ein guter virtueller Datenraum Anbieter sollte:

• Sie in der Anzahl der Benutzer nicht begrenzen,
• eine feste Preisstruktur haben,
• transparente Preisoptionen ohne versteckte Gebühren haben,
• mindestens 10 GB Speicherplatz bieten, der im Preis inbegriffen ist.
• einfache Verwaltung von Dokumenten mit Funktionen wie Drag-and-Drop-Upload, Bulk-Upload und -Download, automatischer Indexierung, Volltextsuche und Unterstützung für Großformate,
• erhöhte Dokumentensicherheit mit geschützter Ansicht, dynamischem Wasserzeichen und benutzerbasierten Berechtigungen,
• interaktive Fragen und Antworten zu Fusionen und Übernahmen und Vorstandsmanagement,
• ein sicherer Zugriff wird durch Zwei-Faktor-Authentifizierungsbeschränkungen und detaillierte Berichte über Benutzeraktivitäten garantieren,
• Benutzerfreundlichkeit wird durch webbasierten (SaaS) Zugriff, einfache Einrichtung über alle Geräte und Dienstsysteme hinweg, eine mehrsprachige Benutzeroberfläche und Single Sign-On für mehrere Projekte erreichen,
• Unterstützung der Lieferanten haben. 

Der beste virtuelle Datenraum ist derjenige, der Ihren geschäftlichen Anforderungen und Erwartungen entspricht. Eine Möglichkeit, diese Kompatibilität zu erreichen, besteht darin, nach Anbietern zu suchen, die auf Ihren Bereich spezialisiert sind.

Wählen Sie einen VDR-Anbieter aus, überprüfen Sie dessen Websites und wenden Sie sich an den Support

Beginnen Sie mit einigen gut bewerteten VDRs, die Ihren spezifischen Anforderungen entsprechen, mit der Kontaktaufnahme mit Anbietern.

Bitte beachten Sie beim Surfen auf deren Websites Folgendes:

• sind sie optisch ansprechend?
• Haben sie eine moderne Schnittstelle?
• Sind sie intuitiv?
• Bieten sie Lösungen für die spezifischen Anforderungen Ihrer Branche?
• Gibt es kostenlose Materialien, die Sie möglicherweise hilfreich finden, z. B. Vorlagen und kostenlose Webinare?

Obwohl es wichtig ist, Zeit auf ihren Websites zu verbringen, sollten Sie über diesen Schritt hinausgehen und mit den Vertriebsmitarbeitern sprechen; dies kann über Online-Chats oder per Telefon erfolgen. Sie haben jetzt eine echte Vorstellung davon, wie mit zukünftigen Problemen umgegangen wird.

• Können Sie sich rechtzeitig verbinden?
• Sind die Vertreter sachkundig und hilfsbereit?

Darüber hinaus sollten Sie einige spezifische Fragen stellen, beginnend mit der Bestätigung des Preises und der Funktionen, die Sie für Ihr Unternehmen als wesentlich erachten.

Am wichtigsten ist, dass Sie sich erkundigen, ob andere Unternehmen in Ihrer Branche diesen VDR verwenden – dies gibt Ihnen eine Vorstellung davon, wie potenziell nützlich ein VDR für Ihre Branche sein kann.

Probieren Sie eine kostenlose Testversion aus

Testen Sie die Software selbst, indem Sie nach einer kostenlosen Testversion fragen

Entscheiden Sie sich schließlich nicht für einen VDR, ohne ihn selbst mit einer kostenlosen Testversion getestet zu haben. Die meisten VDR-Anbieter (zumindest, die guten), lassen Sie ihre Software testen. Achten Sie bei der Arbeit mit der Testversion auf die Benutzeroberfläche, Benutzerfreundlichkeit und Effizienz.

Berücksichtigen Sie außerdem nicht nur Ihre eigene Erfahrung, sondern auch die Erfahrung anderer potenzieller Benutzer in Ihrem Team, basierend auf ihren technologischen Fähigkeiten.

Um sicherzustellen, dass Sie den VDR auswählen, der Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht, können Sie einfacher vorgehen, indem Sie den oben beschriebenen Prozess befolgen.